| 时间：2005年3月17日 14：00
地点：北京新世纪饭店
主题：中欧合作暨交流展览会(远程协作)
主持人：
非常荣幸主持这个会议，下午咱们中欧合作交流研讨会，远程协作专场研讨会现在开始，今天下午的会议主题是新的工作环境，分两个场次在研讨，先由我来主持第一个场次的研讨会，第一场有四个发言。首先请法国Mayetic公司的CEOMiguel Membrado博士发言，他演讲的题目是远程组织。大家欢迎！
Miguel Membrado：
大家下午好，我今天感到非常荣幸能够到北京来参加我们中欧合作研讨交流会，我今天主要是讲一下远程组织的一些问题，首先我给大家简单介绍一下我自己，并且介绍一下我们公司。Miguel Membrado是公司的CEO也是公司的创始人之一，我们公司创建于1996年，我们专门做协作服务，我们是100%的远程办法，我们是全法国第一家这么做的公司，我们公司有非常好的业绩，并且我在远程协作这个行业已经工作九年时间了，我在这个领域有比较丰富的工作经验。同时我们也在远程协作方面与很多公司展开了全面的业务合作，我也感到非常荣幸，今天能够来到北京和在座的各位一起探讨在远程协作方面的问题。我们公司也开发一些软件，对于我们来说我们主要是开发一些远程协作的套件，在这个方面我们知道现在很多公司都需要远程协作，由于不同的部门，跨行业，跨国界的公司都需要远程的交流和协作，所以在这方面来说远程协作是非常重要的。我们不光为我们法国公司做远程协作的套件，我们也为全球世界各个国家的公司服务。对于我们公司来说，我们公司从2000年起就把工作重点放在世界免费型互联网的工作中，我们的商务解决方案用在内部网和外部网的合作工作区也是属于业界领先的地位。
我今天演讲主要是四个方面，首先我概述一下什么是远程组织，什么是通过远程协作进行合作的组织。同时远程协作有什么好处呢？建立这样一个远程组织的优点和优势在什么地方。我们知道现在很多国家，很多公司都是跨国公司，那么在这种跨国公司的情况之下，你肯定有不同的部门处于各个不同的领域，可能有不同的部门，有的在亚洲，有的在美洲，有的在非洲，这样你就需要远程协作，我们通过远程协作的方式能够使各个分部之间不同的部门之间进行合作。首先远程协作是不受时间和空间限制的，具有很强的运营能力，这一点是非常重要的。因为对于很多公司来说，我们的组织如果能够不受时间和空间的限制而提高运营能力的话，就确实能够增强一家公司的竞争力。比如一家小的公司也是一家跨国公司，它不可能在全球都设立一个非常大的办事处和庞大的组织机构，所以有的时候总部在这个洲，而分部在另外的地方，我们就需要远程协作了，在这些远程协作的时候我们需要做出快速反应的运营小组，并且管理职能可以跨越各个分公司。还有和合作伙伴的关系，我们很多公司都有很多的合作伙伴，和他们的交流和沟通也是非常重要。同时我们也看到一些公司，尤其是一些小的公司，他20%的营业收入都是用于不断的扩大企业的运营能力和IT方面了，我们知道IT在很多公司来说已经是一个非常大的部门，有的IT部门甚至可以说占据整个公司20%以上的资源。对于很多公司来说，必须有这么一个完整的物流系统和远程协作的系统才能够保证公司跨平台、跨地域、跨时间、跨空间的远程协作。对于我们公司来说，我们远程工作区和本地工作区同样是有成效的，而且新技术可以获得完全的使用，我指的完全使用是100%的使用，而且整个团队的反应能力和生产能力都可以大大提高。我们知道达到远程协作的目的并不是那么容易，很多的挑战，我这里列出了一些，大家可以看看我们可以采取什么方式解决这些挑战。比如说首先管理各个远程小组就是一个挑战，因为每个远程小组可能目的不同，任务不同，领导人不同，以及组织结构可能不一样，所以我们如何使各个远程小组能够不断的进行协作，而且顺利的进行沟通，这也是非常重要的问题。还有如何监督员工的工作，如何监控一个项目的进展，如何帮助我们的员工，如何召集面对面的会议，如何进行处理一些棘手的问题，还有对这远程组织的调整，还有对新员工和新资源进行培训，这些都是我们要深入思考的问题。
所以我们可以看到从三个方面可以概括一下这些好处在哪里。首先对于这个小组的成员而言，这个好处是不言而喻的。对于小组的成员而言，他们感到远程协作可以给他们带来自主性，同时通过远程协作的方式使他们感觉到自己肩上的责任更重了，并且使他们的责任感更加加强。如果说他们的责任感加强了，尤其是一些重要的任务交给了小组成员之后，通过远程协作的方法，他们的创造力也能够得到提高，同时浪费时间也越来越少了。由于远程协作可以提高工作效率，并且能够减少交通或者是进行商务旅游的所需时间和费用大大节省，致使公司的金钱成本也节省了。对于很多工人也可以平衡工作和家庭的关系，如果他的远程工作很多的话，他就可以和家人在一起的时间更多一些。所以我们通过以上的方面可以看到小组成员对远程协作是非常欢迎的，给他们带去了非常多的好处。我们知道很多小组的成员有的时候是不只一项工作任务，可能有很多工作任务，而且有很多项目工作任务要同时进行，如果同时进行他们不可能同时间处在不同的地点，或者在不同的会议室开会，而我们有了远程协作，他可以在电脑面前完成所有的工作，而他完成了这个小组的讨论以后，只要轻点鼠标就可以参加另外一个小组的讨论。
我们刚才讲到了对小组成员而言这些好处是显而易见的，那么对于我们公司的经理人员是不是欢迎远程协作呢？我们答案是肯定的，因为对于这些经理人员而言，远程协作也可以给他们带来非常多得好处。比如，首先他们的精确性可以提高，同时他们的形式可以增强，生产力也可以提高。对于很多经理而言，他们可以省下很多时间完成其他的一些任务。所以，经理可以通过远程协作的方式更好的跟他的员工进行沟通，而且更好的和他的员工进行协作，这一点也是非常重要。我们发现通过远程协作的合作，员工的流失度会降低，员工和员工的冲突会减少，而最后我们达到的好处也是显而易见的，公司的职能和管理都可以得到巩固。
我们发现你现在需要两种系统支持，第一种系统是我们刚才讲的远程协作，我们远程协作有几大基础，协作是信息系统几个必要的条件，第一是我们必须有一个协作式的工作区平台，而且这种工作区平台应该是自助式的，随时可以使用的，而且是100%的网络化的在线模式，这一点是非常重要的。刚才讲到的这些信息以及我刚才所提到的都是一些必要的条件，有了这些必要的条件之后，你就更好的知道我们远程协作的一些基本的信息要求和信息系统是基于哪些层面。同时我们还要了解一下你们的公司的员工可能对于远程系统不是非常清楚它的架构，所以作为一个经理人你必须帮助你的员工了解这些基本的架构和基本的设备使用，同时达到远程协作的目的。每一个员工和每一个小组的成员都必须要有一些必须必备的工具，所谓的工具就是电脑、程序、软件，或者是电子词典等等，所以对于每一个员工你首先要确保家里面有电脑，或者出差的时候都有笔记本电脑可以随时随地上网，这样才可以完成远程协作。我刚才给大家讲过了，你们在开会的时候经常要记笔记，但是记笔记往往是写在一个纸上，过了一会儿纸就丢了，但是我们可以通过在笔记本上记笔记，把会议内容记录下来，这样可以提高你的工作效率。往往大家可以用笔记本记住，但是通过远程协作的方式你可以通过录音的方式达到这个目的。同时，我们还能看到很多我们的软件都会有一种自动记录系统，我们在使用笔记本电脑的时候，因为它有智能录音或者智能电话，你打开这个功能就会自动的录下你说的东西，而你所说的往往就可以变成你的笔记了。所以有的时候你对别的员工发布命令也不一定要通过文字交流的方法，你可以通过网络电话或者网络会议。我们通过组织网络会议的方式也可以更好的使我们员工在不同的时候，或者相同的时候大家聚在一起在网上完成我们的远程协作。我们发现现代管理的风格和网络管理的风格也是完全一致的，比如说现代管理的风格有以下几个特点:首先是基于项目的管理，同时也是基于目标的管理，而且最大限度的可以把任务分配给不同的人完成，所以我们经理人现在身份已经转换了，他们不仅仅成为一个非常好的经理人，同时他们也是远程协作的一个协调人，通过远程协调的方式，他们可以更好的做一些决定，包括做出迅速的反应。同时他们也是一个裁决人，对于我们经理人而言要学会这种不是很容易的，我们发现女性往往比男性可以更快的适应这个方式，这个是很有趣的问题，为什么会出现这种情况呢？有可能是女性可能有一种更灵活的应变能力。远程管理比远程办公更难，因为典型的上下级关系已经不适应现在的环境了，有的时候上级和下级的关系已经不是那么清楚，可能变得模糊了，上级和下级面对面的交流也不是那么频繁了。我们发现要培养一个优秀的中间管理层也不是那么有用了，每个小组成员在远程协作的时候都可以发挥很大的作用。
同时我们讨论第三大基础就是绝对的灵活性，我们需要推广远程办公，使员工在办公的时候可以在任何地方，包括他的家庭，包括他朋友的家庭，包括他的办公室，或者在旅游的时候，甚至在咖啡馆，他都可以不受任何时间和空间的限制，能够直接和远程协作小组进行协调，而且可以随时获得信息。我们可以看到经理无论在什么时候都可以有效的和他的员工合作，远程协作可以完全跨越时间和空间的限制，所以我们可以看出远程协作有非常大的灵活性，事实上这种灵活性是没有其他任何科技可以比拟的。我们说的灵活性，就是首先他不受时间的限制，比如你在度假，你也可以和你的员工和经理交流。第二个就是不受地域的限制，比如你在外地度假，你可能没在办公室，也没在你的岗位上，但是你依然可以决策，所以生活和工作的界限变得更加模糊了。
现在讨论一下第四大基础就是基于结果的补偿。如果你看到你的员工，你给他发薪水的时候，以前往往是通过他工作多少小时，或者是工作一个什么样的业绩给他发薪水，但是现在你虽然有固定的薪水，但是你要根据他小组的业绩，而不仅仅是个人的业绩进行奖金的给予，比如说给予奖金的时候，你要考虑一下他整个远程协作小组有没有达到预期的目标，有没有产生一种小组一起工作达到的结果，这个是非常重要的。而且这个小组能不能培养一种强烈的团队精神，并且产生健康的动机，远程办公人员不会感到太孤独，这也是作为一个优秀的项目管理人要考虑的一个问题。所以，我们讲到远程协作其实有很多方面大家都需要考虑，所以在任何一个小组的远程协作当中，我认为不要孤立某一个小组的会员，而大家应该共同承担一个远程协作小组所应该承担的任务，并且每个小组成员都有尽其能力发挥最大的作用。
我现在做一个小小的总结，同时我希望给予大家几点额外的意见和建议。就像我刚才已经说过的，就是非常重要的，一定要从一开始就要给管理层的人足够信息，告诉他们怎么样能够通过高科技来实现远程协作，如果你的管理者或者你们的上司根本不懂得什么叫远程协作的话，很可能就是麻烦的开始。同时我们知道现在有很多的软件可以选择，那么在选择这些软件的时候，怎么样确保你所选择的软件是最合适的呢？同时对你们公司而言有什么特点呢？在这些远程协作的时候，你们小组成员是不是有足够的软件或者足够的信息能让他们完成远程协作。所有这些都是大家要深入思考的问题。因为不解决这些问题的话，你就无法完成一个非常好的远程协作。所以，现在我给大家一些建议，就是让瞬间的信息传递成为一种必要，而且别人写的E—mail，或者你给做的某种程度的信息回馈的时候，你一定要及时反应，不要很久才给人家回信，这样员工才有真正的时时交流的感觉，并且有亲切的感觉。而且必要的时候也会有一些面对面的会议，保留必要的一定要某些人参加的会议，这也是远程协作的一部分。比如说偶尔举行的小组面对面的会谈也是能够促进我们远程协作的。同时，我们看到管理一套时时的信息出版系统也是非常重要，所谓时时的信息出版系统主要是指一些信息能够及时在网上得到发布，每个小组的成员，包括小组的经理人能够很快的得到信息反馈，这也是非常重要的。所以，在远程管理中虽然难度比较大，但是我们一定要克服所有的困难，而且要预测到可能有很多问题出现。对于很多工作而言，明天的工作方式将是远程协作，所以我们要体验远程组织的人，所有有过这种经验和体验的人，他们很少想回到原来的状态，因为通过新的远程协作他可以更好的提高他的工作效率。比如说现在我可以在中国通过远程协作的方式跟我在法国团队的成员进行很好的沟通和协作。只有通过这种方式我们才能真正达到提高效率的目的。同时我们发现两大条件是使得我们远程协作成功非常重要的因素，一个是一定要全面的了解这种技术，如果对于技术只是了解只言片语，或者只是通过某一个小的方面来了解这种技术的话，不全面的技术是非常危险的。因此管理工作必须要有彻底的改变，一定要打破原来的模式。我们知道的有时候科技的发展是非常迅速的，科技的发展也能带来一种管理风格的演变，或者管理模式的改革，很多人如果太拘泥于原来老的管理方式的话，无法适应远程协作新的历史条件下所需要的新风格。对于很多经理人而言，这样就要改变他的工作习惯，甚至要改变他的工作风格，所以，这也是我们新的远程协作提出的要求。
非常感谢大家！
主持人：
非常感谢Miguel Membrado博士精采的演讲，Miguel Membrado博士主攻的专业是人工智能的专业，在2000年的时候他研发了该公司的主要的业务，Mayetic是协作及内容管理的软件解决方案提供商，他的解决方案被用在企业内部网和外部网。非常感谢Miguel Membrado博士的演讲。今天下午第二个演讲的是北京点击技术有限公司副总裁李漫波先生。
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